Privacyverklaring
Conceptversie — nog niet juridisch getoetst. Deze tekst is een eerste opzet en kan vóór publicatie nog wijzigen.
0. Waar deze verklaring wél en niet over gaat
Servandum ([Patxaran Holding B.V.], hierna ook "wij") exploiteert het dataroomplatform Servandum, waaronder de white-label-uitvoering Annona Dataroom. Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken: accountgegevens, authenticatie- en gebruiksgegevens, facturatiegegevens en het platformlogboek.
Zij gaat niet over de documenten en gegevens die een klant (een organisatie met een tenant-account) in een dataroom deelt met stakeholders. Voor die verwerking is de klant zelf de verwerkingsverantwoordelijke en Servandum de verwerker, vastgelegd in de verwerkersovereenkomst tussen Servandum en die klant. Bent u stakeholder in een dataroom en heeft u een vraag over documenten, NDA-acceptatie of uw activiteit daarin, neem dan contact op met de beheerder van die dataroom — niet met Servandum.
1. Wie is verantwoordelijk
[Patxaran Holding B.V.], handelend onder de naam Servandum, statutair gevestigd te [plaats], ingeschreven in het handelsregister onder nummer [KvK-nummer], is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen in deze verklaring.
Vragen over deze verklaring of over uw gegevens: [privacy@servandum.nl — in te richten; tot dan info@annona.nl]. Vermoedelijke kwetsbaarheden: security@annona.nl.
2. Welke gegevens, waarvoor, en op welke grondslag
| Categorie | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens (naam, zakelijk e-mailadres, taalvoorkeur) | Account aanmaken en beheren, inloggen | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang | Zolang het account bestaat; +[30] dagen |
| Authenticatie- en beveiligingsgegevens (IP-adres, sessies, TOTP-status) | Inloggen mogelijk maken, misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Sessie tot einde + revocatie; logboek [90] dagen |
| Platformlogboek (wie deed wat op platform-/tenantniveau — niet de dataroom-inhoud) | Verantwoording, misbruikbestrijding | Gerechtvaardigd belang | [voorlopig 24 maanden] |
| Facturatie- en betaalgegevens (bedrijfsnaam, adres, btw-nummer; kaartgegevens bij Stripe) | Facturatie, boekhouding | Uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Support-correspondentie (e-mail naar info@/security@) | Vragen en meldingen afhandelen | Gerechtvaardigd belang | Zolang nodig, +[12] maanden |
Documentinhoud van een dataroom valt hier uitdrukkelijk niet onder — zie §0.
3. Cookies
Wij plaatsen uitsluitend functionele cookies: een sessiecookie (beveiligd, httpOnly/secure/SameSite) en een cookie met uw taalvoorkeur. Geen tracking-, marketing- of analyticscookies, en dus geen cookiebanner — alle cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst.
4. Aan wie geven wij gegevens door
| Ontvanger | Rol | Locatie / waarborg |
|---|---|---|
| Scaleway SAS (FR) | Hosting, database, opslag | EU (Amsterdam) |
| Resend (Plus Five Five, Inc., VS) | Transactionele e-mail | VS; EU SCC's + EU-U.S. Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (IE) | Facturatie en betalingen | EU [nader te verifiëren] |
| Google Ireland Ltd. | Inloggen platformbeheerders (Google Workspace) | EU/VS [nader te verifiëren] |
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Partijen die uitsluitend dataroom-inhoud verwerken (zoals Anthropic voor optionele AI-functies) vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant — zie de verwerkersovereenkomst, Bijlage 3.
5. Doorgifte buiten de EER
Voor Resend (VS) geldt een doorgifte buiten de EER, gedekt door EU-standaardcontractbepalingen en het EU-U.S. Data Privacy Framework. Voor de overige ontvangers is verwerking binnen de EER het uitgangspunt.
6. Beveiliging
De technische en organisatorische maatregelen staan beschreven in ons beveiligingsdocument (versleuteling onderweg en in rust, rolgebaseerde en database-afgedwongen autorisatie, een onveranderlijk auditlog). Vermoedt u een kwetsbaarheid: security@annona.nl.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Voor account- en platformgegevens biedt het platform zelfbediening: een AVG-export en verwijdering door anonimisering, via uw profiel of — voor beheerders — het tenantbeheer. Voor gegevens ín een dataroom richt u zich tot de beheerder van die dataroom (zie §0).
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. De optionele AI-functies van het platform werken op documentinhoud namens de klant en zijn adviserend: een menselijke beheerder bevestigt elke uitkomst.
9. Wijzigingen
Elke versie krijgt een versienummer en datum en wordt op deze pagina gepubliceerd. Bij een materiële wijziging melden wij dat actief aan tenant-beheerders.
10. Contact
[privacy@servandum.nl — in te richten; tot dan info@annona.nl] · security@annona.nl voor kwetsbaarheden.